É infalível investir em gestão da qualidade nos hospitais.
Este dilema me acompanhou durante muito tempo, até que encontrei a resposta correta. Existem investimentos em qualidade com retorno e outros que não tem retorno, como em qualquer investimento na gestão.
De maneira geral, temos que considerar a seguinte curva explicativa:
Temos uma curva que expressa a evolução sem qualidade, que é um custo que diminui quando se consegue aumentar o nível de qualidade (curva verde).
Temos outra curva que expressa a evolução de maior gasto de dinheiro para desenvolver um aumento de qualidade e temos o custo total que é a soma dos dois conceitos.
Como são curvas assintóticas ( que é uma linha em que a distância entre um ponto P sobre a curva e a linha aproxima-se de zero, quando a distância do ponto “P” à origem aumenta indefinidamente) e a grande maioria dos hospitais estão a esquerda da linha de ponto, ou ponto de equilíbrio, temos a vantagem que o custo da não qualidade baixa mais fortemente que o custo de produzir qualidade. O que dá um diferencial a favor da economia de melhorar a qualidade.
Apenas quando superamos o nível de equilíbrio é que o custo de produzir qualidade tem um diferencial negativo e o custo total aumenta. Mas esses hospitais são organizações de excelência que fazem da qualidade um propósito empresarial e podem faturar mais por isso.
Então, sim! Com ações adequadas de qualidade a grande maioria dos hospitais podem aumentar seus lucros, investindo em qualidade.
Não é por acaso que as instituições mais lucrativas em EUA, fazem do assunto qualidade um objetivo principal no seu dia a dia.
Existem países onde a maioria dos hospitais não unitarizam os medicamentos, inclusive na Alemanha. Que apenas enviam os medicamentos para as enfermarias e farmácias satélites as caixinhas, para colocar em um armário com chave e posteriormente um profissional os dispensa.
E como seria detalhadamente esse processo?
O profissional abre o dispensário/armário, procura a caixa correta do medicamento entre as outro as 200 variedades, retira da caixa o blister, com uma tesoura corta o blister, depois coloca o blister cortado em um recipiente, retorna com o restante do blister e a bula para a caixa original e guarda novamente no dispensário/armário de onde havia removido.
Quanto tempo levou esse processo? Muito provavelmente entre 1 e 2 minutos, perde-se 1 minuto a mais para cada administração em comparação quando utiliza-se uma máquina unitarizadora automática Opuspac. Como na máquina OPUS 30G que produz unidoses de comprimidos emblistados e ampolas.
Opus 30G
Além do impacto econômico, existe o problema que o farmacêutico responsável deve controlar todas essas doses espalhadas por todo o hospital e com controle mínimo. Como seria esse controle de onde está casa dose? Provavelmente, o medicamento que falta num armário e que solicita sua reposição para a farmácia, estará no armário de outro andar. Então, qual é o controle? Quanto tempo é gasto para fazer um inventário de rotina em cada armário?
Temos mais um motivo importante para a unitarização dos medicamentos, pois é de responsabilidade do farmacêutico responsável pela farmácia do hospital, diferenciar os medicamentos para evitar erros de similaridade. É notório que existem muitos medicamentos de aparência similar, são chamados de LASA (Look Alike anda Sound Alike). Diferenciar é uma tarefa importante, sendo realizada através da reembalagem.
Embalagens Sistema Opuspac de Unitarização / unitarizar para diferenciar, e a partir de 2023 com embalagens biodegradáveis Opus Bio. Embalagem Opus Bio – Biodegradável
O trabalho manual de unitarização de medicamentos já é um grande avanço em relação ao procedimento de envio das embalagens em caixas para cada andar no hospital. Porém, esse processo manual é mais lento de 5 a 7 vezes em comparação com o realizado através da automação desse processo.
É muito conveniente a unitarização de medicamentos com máquinas automáticas.
Sim, unitarização pode reduzir custos no hospital.
Existem materiais que são necessários converter em unidades e identificá-los, como por exemplo, os bisturis e outros que já estão unitarizados, sendo apenas necessário acrescentar um código de identificação apropriado.
Caso esse material tenha um código de barras, talvez não seja necessário colocar outro código. Em alguns casos, é necessário incluir um código mais completo, com número de lote, data de vencimento e até um número serial para melhor rastreabilidade.
Por que necessitamos de um código? Porque é conveniente usar este código para carregamento das informações diretamente na conta de cada paciente. Assim, identificar o produto entregue, tem melhor justificativa com a seguradora de saúde.
Enviar o custo destes produtos para “Despesas Gerais” não é a melhor gestão. Uma boa gestão está em identificar o destino de cada produto e acrescentar na conta do paciente, assim os custos terão maior precisão e o faturamento será correto.
Alguns produtos podem ser acondicionados em sacos plásticos e etiquetados com nome e código. Não é a solução mais barata para produtos volumosos, e outra solução seria colar etiquetas nos produtos. Mas, além do custo das etiquetas, deve ser considerado o custo do processo de identificação.
A Opuspac tem uma solução que faz até 4.000 itens por hora, com pouco esforço e sem etiqueta. A Opus Ink imprime diretamente no material médico, o custo da tinta é depreciável, pois a duração do tinteiro é de vários meses, a tinta é a base de álcool o que dispensa certos cuidados especiais com toxicidade e mal cheiro no ambiente. A mudança de ajuste da máquina (tempo de set-up) de um produto para outro é de apenas 2 a 5 segundos.
Opus Ink
As seguradoras de saúde continuam pressionando com questionamentos (glosas) para evitar o pagamento de custos que não estejam devidamente justificados pelos hospitais.
Então, manter os materiais com código serial permite um controle confiável para incluir as despesas na conta de cada paciente e assim justificar adequadamente cada gasto e assim, o hospital poderá recuperar os valores correspondentes às respectivas despesas.
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A constante prática de falsificação de medicamentos e roubos de carga, fez com que a ANVISA criasse uma legislação específica para controle dos medicamentos em todo território Nacional. De 2007 à 2011 foram coletados dados pela ANVISA que em conjunto com o Departamento de Polícia Federal, concluiu-se que 10% dos medicamentos vendidos no país eram falsos. Em 2009 foi publicada a lei 11.903 determinando a criação do Sistema Nacional de Controle de Medicamentos (SNCM), desde a produção até o consumo. O rastreamento de medicamentos será por meio de tecnologia de captura, armazenamento e transmissão eletrônica de dados, dos produtos farmacêuticos em todo território nacional.
A lei não atinge as necessidades de segurança da rastreabilidade hospitalar, porém, será um avanço importante na segurança de toda a população que faz o uso de medicamentos em farmácias, drogarias e hospitais.
Todas as embalagens secundárias dos medicamentos, devem possuir o código GS1 DataMatrix, tornando obrigatória informações como, IUM (identificador único de medicamento) que agrupa o GTIN (Número Global de Item Comercial), número de registro na ANVISA, código serial, lote e validade. Esses dados devem estar diretamente relacionados ao registro de produto na ANVISA e CNPJ da empresa detentora do registro do medicamento.
As movimentações de medicamentos ao longo da cadeia de produtos farmacêuticos podem ocorrer de forma agregada, para isso foi criado o código, IET (Identificador de Embalagem de Transporte), quando um ou mais IUM estão acondicionados em uma embalagem de transporte.
A RDC 157/2017, definiu os membros da cadeia de movimentação de medicamentos do SNCM e os papéis que cada um deve desenvolver:
Detentor de Registro (Indústria);
Distribuidor,
Transportador
Dispensador (Drogarias, Farmácias e Hospitais).
Os papéis podem variar a depender da instância de evento sendo comunicada.
Cada membro da cadeia de movimentação de medicamentos é responsável por transmitir ao banco de dados todos os registros a respeito da circulação dos medicamentos sob sua custódia.
Para que o sistema siga corretamente os processos da cadeia horizontal (indústrias, distribuidores, transportadores, drogarias, hospitais) a sincronização e alinhamento dos dados entre os sistemas das empresas, irá assegurar que as informações atualizadas aumente a exatidão dos dados entre as empresas com a ANVISA, em busca da harmonia de processos com implementações bem sucedidas, para que os impactos do sistema de rastreabilidade sejam menores, além de menos erros de movimentação que possam gerar anomalias.
Para isso, os softwares dos comunicadores devem estar aptos para montar e desmontar os Identificadores de Embalagens de Transportes (IET), Identificadores Únicos dos Medicamentos (IUM) pois o método de comunicação com a ANVISA será único.
Os softwares das empresas deverão estar hábeis até 01/05/2022, quando iniciará o Sistema de Rastreabilidade no Brasil. A sincronização e alinhamento dos dados entre os sistemas das empresas assegura que as informações atualizadas aumentem a exatidão dos dados entre as empresas, com objetivo de criar e consolidar padrões globais para alcançar a harmonia de processos com implementações bem-sucedidas, garantir a eficiência da cadeia da saúde e a segurança do paciente.
As áreas de Tecnologia de Informação e de logística devem estar envolvidas nas necessidades de alterações e implantações para o novo sistema.
O grande desafio a ser vencido no projeto de rastreabilidade, para as empresas envolvidas, é a revisão dos processos internos de cada uma e a definição dos equipamentos corretos para ajudar na coleta dos dados e na qualidade dos serviços, diminuindo a taxa de erros e retrabalhos. Com isso a identificação dos erros será melhor e de mais rápida alteração de estruturas quando necessário.
O movimento de rastreabilidade é global e segundo especialistas no assunto o Brasil tem o melhor nível de sistema de rastreabilidade a ser inserido. Ele propõe a rastreabilidade também do meio da cadeia para garantir a segurança, pois rastreando apenas as pontas, um erro pode permitir que o medicamento impróprio seja colocado no mercado e vendido para consumo.
A implantação da Rastreabilidade dos medicamentos com o uso de códigos de barras é mais seguro além de:
Agilidade no processo de dispensação, com a baixa de estoque on-line;
Histórico do lote do medicamento desde o recebimento ao momento em que é utilizado pelos pacientes;
Garantia da dispensação de medicamentos em condição de uso, havendo bloqueio de dispensação de lotes interditados ou vencidos via sistema;
Agilidade na localização de produtos interditados para recall.
Importante ferramenta para a obtenção de certificações das procedências dos medicamentos.
PROJETO PILOTO
Em abril 2017 a ANVISA e o GAESI HCFMUSP Associação de pesquisadores da Escola Politécnica de SP e da Faculdade de Medicina de SP, que trabalham com projetos de inovação e junto com a ANVISA, definiram padrões tecnológicos e regras de negócio que serão usados no SNCM) firmaram convênio para o desenvolvimento de um Projeto-Piloto de rastreabilidade de medicamentos do SNCM.
De acordo com Vidal Augusto Zaparolli, membro do grupo da GAESI, foi detectado no Projeto Piloto e no ambiente de teste, também disponibilizado pela ANVISA, que as equipes de movimentação devem exercer mais seus processos nesses ambientes, para quando o sistema iniciar não ocorram erros que poderiam ser sanados.
O Projeto Piloto possui um ambiente onde podem ser declarados eventos com os medicamentos, que varia de acordo com o cadastro das empresas na ANVISA.
Mas caso algo esteja errado na declaração, ela poderá ser REVOGADA ou SUBSTITUÍDA.
O projeto-piloto acompanhou, durante um ano, a cadeia de produção, distribuição e dispensação de medicamentos em locais pré-determinados. Em seguida foram avaliados os resultados e realizados os ajustes necessários na regulamentação do SNCM. E foram determinados três anos para implantação do sistema que será 01/05/2022.
De acordo com a ANVISA, as empresas da cadeia horizontal, desde já devem realizar mais testes no ambientedisponibilizado por ela[custom-related-posts title=”Related Posts” none_text=”None found” order_by=”title” order=”ASC”] e por isso manteve o ambiente aberto mesmo após a fase obrigatória.
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Você já parou para pensar nos números de automatização do processo de unidose no hospital?
É sempre muito útil e importante, conhecer os números gerais do processo de unitarização de doses do hospital. Levando em consideração essa informação, as máquinas da Opuspac em sua maioria, trabalham com o seguinte rendimento:
RENDIMENTO DE TEMPO = TEMPO TRABALHO / TEMPO TOTAL DE MÁQUINA LIGADA = aproximadamente 25%.
Diferente do rendimento de utilização de embalagens:
RENDIMENTO DE UTILIZAÇÃO DE EMBALAGENS = EMBALAGENS ÚTEIS / EMBALAGENS GASTOS = aproximadamente 96%.
O rendimento de tempo é baixo, pois, em hospitais com 200 leitos, normalmente existe um operador que executa todas as tarefas, através da estratégia denominada de saturação desse operador, onde está ocupado 100% do tempo e a máquina em espera.
Suas outras tarefas são: buscar a ordem de unitarização, recolher os medicamentos do estoque, removê-los de suas caixas originais, acrescentar todos os suprimentos necessários, retirar o produto da máquina, colocá-los em sacolas, rotular e levar para guardar no armazém.
Quando falamos de um equipamento integrado de unitarização e cortadora de blister como a Opus 30G + BC 200 com um sistema tudo-em-um mais completo e confiável, isso muda tudo.
Opus 30G + BC 200 : Cortadora de blíster e unitarizadora de ampolas e blíster integrada
A Opuspac faz projetos para grandes instalações, não utiliza mais a estratégia de saturação do operador, mas aplica a de saturação da máquina. Nestes casos a máquina não para e o operador espera, assim pode-se alcançar rendimentos de 80% do tempo da máquina, sempre que todo trabalho adicional seja realizado por outro operador.
Quanto a unitarização de medicamentos líquidos orais (xaropes) pode utilizar a máquina MK5 Opuspac, a velocidade normal é de 1200 unidades por hora.
Opus MK5
E para etiquetar as ampolas, pode utilizar a máquina Opus Flag que a velocidade desse processo é de 2200 unidades por hora. E ao imprimir textos e códigos de barras em materiais a velocidade é superior a 3000 unidades por hora, dependendo do operador.
Opus Flag
A Opuspac realiza projetos de unitarização para os clientes com plantas grandes e pequenas, entregando recomendações pontuais para melhorar o rendimento dos processos.
Embalagem para unitarização de meds Opus Bio
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Victor Basso Diretor de Opuspac Ltda. Opuspac University (universidade corporativa – braço educacional da Opuspac Ltda)
Estamos nos referindo aos medicamentos líquidos orais, como xaropes ou fitoterápicos, desde a farmácia central até os pacientes. Essa é uma tarefa repetitiva e pouca questionada.
O grande assunto é que essas doses em frascos, nem sempre são consumidas em sua totalidade, e ocorre um desperdício, quando o paciente tem auta médica, o frasco de medicamento fica no quarto ou o paciente acaba levando para a casa.
Quando ocorre o fracionamento na farmácia, normalmente utiliza-se seringas como embalagens, gerando o desperdício no final do frasco onde a seringa não consegue atingir. E claro, que devemos calcular o custo dessas seringas, assim como, o custo da mão de obra e todos os problemas inerentes a esse processo manual.
Vamos estudar um caso:
Um hospital com 230 leitos na cidade de São Paulo:
Envia por mês para seus pacientes, 1.200 frascos de medicamentos líquidos. O custo médio dos frascos é de R$ 50,00, porém existem frascos de antibióticos que custam mais em torno de R$ 80,00.
Vamos calcular com os frascos com custo de R$ 50,00:
1200 frascos x R$ 50,00 = R$ 60.000,00
Então, mediante este gasto o quanto é possível economizar neste hospital?
Não menos que 30% uma economia possível de R$ 18.000,00.
Descontando o custo das embalagens: R$ 1.200,00 x R$ 0,12 = R$ 144,00 por mês.
Economia líquida de R$ 17.856,00
A Opuspac possui uma solução para contribuir para essa economia:
Agora faça os cálculos com os valores de seu hospital.
Já deve ter ocorrido situações de glosa, onde a seguradora de saúde não quis efetuar o pagamento por um frasco e unicamente pagar apenas por uma dose.
Com esta embalagem original (Patente PI 0105649-2NPI061) não necessitará transvazar a outro utensílio para dispensar, apenas disponibilizar a dose ao paciente que a beberá diretamente em sua boca.
Opus MK5
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As responsabilidades sobre a logística hospitalar são adicionadas as funções claramente clínicas, como a farmácia e outras. Ou seja, com frequência estas funções clínicas estão sob responsabilidade de profissionais clínicos, como enfermeiras e farmacêuticos, que também incorporam as funções de gestores da cadeia de suprimentos.
Porém, esses profissionais não possuem formação e habitualidade para lidar com números de fluxo logístico e números em geral. São poucos profissionais que possuem bem claros esses números, geralmente falam apenas em grande quantidade.
Mas, é necessário conhecer realmente os números, possuir habitualidade de consulta, conhecer os picos da demanda, relacionar esse aumento da demanda com as causas e conhecer a classificação de cada medicamento ou material, dentro desse fluxo logístico hospitalar.
É impossível melhorar o esquema do fluxo logístico sem uma clareza de todo o processo, com as quantidades que circulam em cada setor e sua classificação, ao qual denominamos de Projeto Logístico do Hospital.
Melhorar o projeto através de modificações frequentes é um processo normal, manejando muitos números. A tendência atual é terceirizar os serviços logísticos do hospital, devido ao desconhecimento do melhor projeto de fluxo logístico.
A Opuspac executa essa atividade, através de sua Divisão Opuspac Consulting, pois com um bom projeto e com todas as soluções é possível resolver o assunto do fluxo da logística do hospital com seu próprio pessoal e com muita economia.
Assim que os medicamentos chegam em lotes ao setor de recepção, deveríamos levá-los para a sala de unitarização. Por quê?
Em primeiro lugar, separar os lotes parciais reduz a produtividade dos equipamentos na sala de unitarização.
Depois, separá-los em lotes maiores com 5.000 itens ou mais é possível e demorará apenas algumas horas e não mais algumas semanas.
Você não terá que programar seu trabalho para unitarizar, apenas trabalhará contra fila dos itens que chegaram hoje e no dia anterior. Assim, com todo seu estoque unitarizado, terá uma ampla proteção para qualquer aumento no pico de sua demanda.
Pelo contrário, caso trabalhe para atender as necessidades do seu balcão, transformará sua unitarização num processo apenas para suprir urgências.
A unitarização é um processo delicado que deve ser realizado de forma cuidadosa e com calma, para finalizar tudo corretamente, evitando os riscos de rotular medicamentos errados.
Também é muito importante para se reduzir os desvios do inventário do estoque de entrada, normalmente chamado de estoque 1, disponibilizar os medicamentos para unitarização de doses, assim que chegam no estoque, pois são identificados e suas caixas individuais são descartadas, perdendo seu valor comercial, não podem ser revendidos.
Consequentemente, reduzirão os desvios, revertendo e economizando esse valor importante dentro da cadeia de logística no hospital.
A solução é simples, com apenas um pouco mais de espaço no armazém, seu custo benefício é positivo e rapidamente obterá o retorno investido.
Acontece que esta metodologia é oposta à da cultura anterior.
Antes da automatização da unitarização, era necessário fracionar os pedidos e os lotes, pois não havia a capacidade suficiente de produção para fazer um lote completo, pois dispendia o tempo de uma semana ou mais para finalização.
Agora com a tecnologia de automação, é possível criar estratégias com uma capacidade tranquila de suprimento de medicamentos, mesmo com alta na demanda.
Unitarizar antes de estocar é uma boa estratégia da cadeia de suprimentos.
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Nós da Opuspac, somos industriais e muitos dos procedimentos nos hospitais são automaticamente comparados com os procedimentos habituais da indústria.
Em 1911 – Frederick Winslow Taylor escreveu seu livro “Princípios da Administração Científica” e foi um evento especial para a indústria. Preconizava a divisão de tarefas por especialidades, medição de cada tarefa e suas otimizações. Assim na indústria, faz muito tempo que medimos todas as tarefas a fim de otimizá-las.
A medicina nessa época começava a decolar, mas Alexandre Fleming demoraria até 1928 para descobrir a penicilina, que foi também outro evento marcante.
Um hospital moderno possui tarefas exclusivamente clínicas e outras que podemos considerar similares a outros setores, sejam estes industriais ou administrativos. Reconhecermos estas classificações entre as atividades, talvez seja o primeiro passo de gestão em muitos hospitais, onde essa divisão entre as caraterísticas de cada tarefa ainda não está bem definida.
Como por exemplo, um profissional no hospital que executa uma tarefa e cumpre com o necessário, pode estar durante mais de 30 anos, fazendo o mesmo procedimento, sem que ninguém emita uma alerta que sua atividade está com apenas 30% de rendimento e deveria melhorar.
Com tantas tarefas de logística e de produção, como a unitarização de doses, os hospitais têm começado a absorver profissionais da indústria, focando mais seriamente na produtividade. Igualmente nos EUA a gestão hospitalar é executada por gestores especializados e não por profissionais clínicos da área da saúde.
O médico que se formou com a disciplina que cada paciente é diferente e que cada doença é um caso, possui dificuldade para padronizar operações e segue considerando que cada problema é um caso que deve resolver separadamente.
As bases de uma boa gestão são: padronizar, efetuar uma avaliação comparativa (benchmarking) medir e corrigir. Então, encontrar um profissional medindo os tempos de execução de tarefas e movimentos dentro do hospital deveria ser mais comum.
Hoje mais que nunca, um hospital é um local multiprofissional onde convivem gestores, advogados, engenheiros clínicos, administradores, gerentes de logística, especialistas de recursos humanos, todos colaborando para que a complexa “máquina hospitalar” e o trabalho profissional dos médicos possam ser realizados nas melhores condições.
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Estamos nos referindo a preparação simultâneas de medicações na enfermaria, para posteriormente levar aos quartos dos diversos pacientes.
Esta prática agiliza a preparação. Por exemplo, na preparação de todas as seringas de uma vez e depois levar para os quartos.
Muitas vezes se prepara, retirando dos dispensários eletrônicos, depois passa pelo código de barras para retirá-los. Parece que tudo está controlado, mas não está!
Pois, se não houver um controle com código de barras, outra vez, na beira do leito, existe uma grande possibilidade de erro misturando as doses e os pacientes.
Muitas vezes o profissional, confia em seu trabalho na separação dos vários medicamentos e por utilizar um dispensário eletrônico e com códigos de barras, pensa em fazer seu trabalho mais rápido que fazendo um paciente por vez.
Porém, este é um dos casos de utilização do dispensário eletrônico que não garante que o medicamento chegue ao paciente certo.
Mas se houver uma dupla checagem, já no leito do paciente, o erro na administração do medicamento pode ser eliminado. Ainda temos poucos hospitais que utilizam essa dupla checagem.
A ISMP (Institute for Safe Medication Practices) em 07 de fevereiro de 2019, atualizou a nova versão do documento das práticas de administração de medicamentos, alertando sobre todos os problemas relacionados com o uso inadequado dos dispensários médicos.
Para falar com a Ina, nossa assistente virtual com IA, especializada em conteúdos da Opuspac University e temas da área de Farmácia, é necessário estar logado.
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Cada membro da cadeia de movimentação de medicamentos é responsável por transmitir ao banco de dados todos os registros a respeito da circulação dos medicamentos sob sua custódia.
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