Optimization of hospital costs through restructuring of medication chain processes in a public hospital.
Por: Larissa Santos Gonzaga de Mattos
Farmacêutica clínica e hospitalar, gestora de farmácia e suprimentos em hospital público.
RESUMO
O trabalho apresentado possui o propósito de demonstrar a efetividade das ações de reestruturação da cadeia medicamentosa, bem como os seus benefícios ao ambiente hospitalar, tanto na gestão de qualidade quanto para a gestão de custos hospitalares.
Foi desenvolvido através da análise criteriosa dos processos desempenhados, revisão de projetos e protocolos tais como, aprazamento eletrônico da precrição médica, adequação dos turnos de dispensação de medicamentos e materiais hospitalares, implantação das farmácias satélites nos andares.
Os resultados apresentados são além de otimização dos custos hospitalares, a melhoria da assistência beira leito pelo profissional de enfermagem, visto que este não exerce nenhuma atividade de gestão e gerenciamento de sub estoques, nem tão pouco necessita se deslocar a outros andares para a retirada de medicamentos e materiais.
Conclui-se que todas as atividades propostas corroboraram com a melhoria continua, reduzindo índices de devolução e sucessivamente de retrabalho, bem como reduzindo a representatividade de medicamentos e materiais nas despesas hospitalares.
SUMMARY
The work presented aims to demonstrate the effectiveness of restructuring actions in the medication chain, as well as its benefits to the hospital environment, both in quality management and hospital cost management. It was developed through careful analysis of the processes performed, review of projects and protocols such as electronic scheduling of medical, prescriptions, adjustment of shifts for dispensing medicines and hospital materials, implementation of satellite pharmacies on the floors.
The results presented are, in addition to optimizing hospital costs, improving bedside assistance by nursing professionals, as they do not carry out any management or sub-stock management activities, nor do they need to travel to other floors to remove items. medicines and materials.
It is concluded that all proposed activities corroborated continuous improvement, reducing returns and successively rework rates, as well as reducing the representation of medicines and materials in hospital expenses.
INTRODUÇÃO
O farmacêutico é o profissional de saúde responsável por todo o processo medicamentoso, sendo ele desde a aquisição, armazenamento e distribuição de medicamentos e materiais, este trabalho possui a finalidade de garantir a disponibilidade e efetividade destes recursos terapêuticos assegurando o recurso correto, no tempo correto e com o melhor custo benefício possível.
A atuação logística do farmacêutico hospitalar consiste na análise de estoques e consumos, necessidade de compras e otimização de recursos e processos. Para compreendermos a otimização do processo é essencial o entendimento da metodologia utilizada anteriormente: após a realização da prescrição médica, o profissional farmacêutico realizava a avaliação e liberação via sistema informatizado no período diurno, liberando os medicamentos prescritos para as próximas 24 horas de atendimento ao paciente, esta liberação segue ao auxiliar de farmácia, onde seis profissionais atuavam como responsáveis pela realização da separação e conferência via sistema informatizado, assim como a entrega dos medicamentos aos profissionais de enfermagem, que por sua vez, realizavam a dupla conferência dos medicamentos e administração nos horários aprazados manualmente pela equipe de enfermeiros, após as 24 horas de atendimento os medicamentos não administrados eram devolvidos à farmácia para realização das devoluções via sistema informatizado, gerando retrabalho a todos os profissionais envolvidos.
Os materiais utilizados no atendimento ao paciente, eram administrados pelo setor de suprimentos e enfermagem, sem a supervisão do profissional farmacêutico, sendo de responsabilidade do enfermeiro a gestão do seu estoque descentralizado, bem como a emissão do pedido de reposição através do método Kanban. Viu-se a necessidade de revisão deste processo internamente, devido ao alto tempo empregado pelo profissional de enfermagem na emissão destes pedidos, alto índice de devoluções de medicamentos ao setor de farmácia devido as condições clinicas do paciente que sofrem diversas alterações no prazo de 24 horas, bem como ao alto consumo de medicamentos e materiais por paciente dia.
O objetivo deste artigo é demonstrar a evolução e otimização de custos através da reestruturação interna de processos de logística hospitalar, tais como, implantação de farmácias satélites especializadas por unidade de internação, revisão de metodologia de dispensação de medicamentos e matérias, além do monitoramento da gestão de custos hospitalares. Tal abordagem não resulta apenas na redução de custos hospitalares, mas também gera impactos positivos na segurança do paciente, garantindo atendimento ágil pela equipe de farmácia e a otimização do tempo de enfermagem beira-leito, prestando assistência ao paciente.
REFERENCIAL TEÓRICO
O referencial teórico do artigo esta pautado em diversas abordagens referente a reestruturação de processos da cadeia medicamentosa nos hospitais públicos, estas corroboram com os resultados apresentados durante o desenvolvimento deste projeto evidenciando os ganhos tanto em custos hospitalares, quanto em ganhos assistenciais ao paciente.
Na farmácia hospitalar segundo a Sbrafh, nos assegura a importância do farmacêutico hospitalar na gestão de processos de medicamentos e materiais, desde a sua compra – aquisição, até o consumo – dispensação, bem como em seus processos pós consumo (Farmacovigilância). Esta abordagem é essencial para entender como processos bem estruturados de compra e monitoramento de estoque podem impactar diretamente na segurança ao paciente, eficiência operacional e consequentemente na redução de custos.
Na Logística Hospitalar, livro desenvolvido pela Opuspac com a teoria de gerenciamento de recursos para uma assistência de qualidade, ressalta-se a importância de práticas para melhor controle de estoque de medicamentos tais como excesso de estoque e falta de estoque, os fluxos continuo de ressuprimento das farmácias satélites onde os pedidos de reposição devem ser realizados através das farmácias satélites, pensando na otimização dos recursos e diminuição dos estoques descentralizados, sempre com o foco na otimização do atendimento pela farmácia.
Baseado nas duas teorias apresentadas e na vivência no hospital ao qual o novo fluxo foi aplicado, observamos que a reestruturação dos processos na cadeia medicamentosa foi necessária não apenas para redução de custos, mas para garantir eficiência operacional qualidade no atendimento ao paciente e melhorias na gestão hospitalar.
METODOLOGIA
Com a implantação reestruturação do processo medicamentoso, otimizamos os seguintes fluxos institucionais:
Aprazamento eletrônico das prescrições médicas: este processo definiu horários padronizados via sistema eletrônico para administração de medicamentos, sendo que anteriormente o enfermeiro realizava todos esses aprazamentos manualmente “a caneta na prescrição médica”, é possível respeitar as particularidades dos medicamentos como “Levotiroxina – Jejum”, visto que no sistema informatizado foi parametrizado horários que contemplem todas as particularidades dos fármacos disponíveis na instituição. Através dos aprazamentos eletrônicos o processo de dispensação de medicamentos foi organizado para não mais triar, separar e dispensar medicamentos para turnos de 24 horas e sim dispensar medicamentos para 8 horas, diminuindo as taxas de devoluções de medicamentos.
Implantação das farmácias satélites: este projeto foi realizado durante os anos de 2023 e 2024. Anteriormente os medicamentos eram dispensados na farmácia central localizada no 1º Andar (exceto fluxo pronto socorro), os medicamentos eram dispensados para 24 horas, entregues aos colaboradores de enfermagem que possuíam a responsabilidade de guarda dos itens até o próximo turno. Para acréscimos de prescrição médica como itens prescritos nos critérios “Se necessário- utilizados para caso de dor ou febre” ou ACM “ a critério médico”, eram retirados pelo profissional de enfermagem que se deslocava de seu posto de trabalho até a farmácia central para a retirada do medicamento, ocasionando demora no atendimento, ausência do colaborador da enfermagem beira-leito e gerando estoques descentralizados no posto de enfermagem.
Incorporação do fluxo de gestão de estoque de materiais ao fluxo de farmácia: Este projeto foi executado de 2023 a 2024, e possui a finalidade de absorver os sub estoques disponíveis nas clínicas de internação para o processo de farmácia, sendo as dispensações controladas pelo profissional da farmácia, reduzindo o tempo do profissional de enfermagem na gestão do estoque e realização de pedidos, e consequentemente melhorando a assistência ao paciente, além de reduzir os consumos hospitalares, devido ao acompanhamento do consumo dos itens pelo profissional farmacêutico.
ANÁLISE DOS RESULTADOS E DISCUSSÕES
Com as adequações supracitadas, observamos melhoria na gestão financeira da instituição, materiais e medicamentos geravam um grande impacto financeiro na instituição, ocasionavam retrabalho tanto a equipe de enfermagem quanto para a equipe de farmácia nos processos de fracionamento, dispensação e devolução dos medicamentos.
Gráfico comparativo de devoluções de 2022 a 2024
Fonte: Próprio autor
Observamos a queda de 8,79% de medicamentos devolvidos sem uso ao setor de farmácia em 2022, para 1,53% em 2024 após a conclusão da reestruturação dos fluxos citados neste artigo.
Concluímos que os materiais e medicamentos em 2022 representavam cerca de 16,50% das despesas hospitalares, entretanto após as adequações de processos logísticos da cadeia medicamentosa este custo passou a representar 14,75% das despesas hospitalares, sendo uma queda de 2 pontos percentuais e gerando impacto significativo para a gestão econômica.
É importante ressaltar que durante todo o período de estudo os processos de farmácia foram analisados e monitorados através do acompanhamento de profissionais qualificados em gestão da qualidade, gestão de recursos humanos, gestão de custos e financeiro e gestão de farmácia hospitalar, sendo que os resultados apresentados nesta reestruturação demonstraram ganhos como agilidade no atendimento, redução de retrabalho pelas equipes multidisciplinares, levando segurança ao paciente, bem como, garantindo um fluxo de caixa adequado no âmbito de consumos de materiais e medicamentos hospitalares.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A atuação da farmácia hospitalar deve ser pautada em processos ágeis e seguros para garantir a assistência adequada ao paciente, e é de extrema importância que os processos internos sejam reavaliados periodicamente, visto que o processo de farmácia é extremamente sensível ao perfil do paciente, média de paciente dia, consumos e giro de estoque.
A necessidade de mudanças no processo de farmácia, foi analisada pelo corpo diretivo da instituição e tornou-se um case de sucesso, visto que reduziu comprovadamente custos hospitalares, e otimizou rotinas que anteriormente poderiam impactar na assistência ao paciente. A farmácia hospitalar está construindo uma mudança significativa em todos os seus processos e protocolos, buscando sempre a excelência na assistência farmacêutica prestada ao paciente e no atendimento à equipe multidisciplinar.
REFERÊNCIAS
RIBEIRO, A.; MEDICI, A. Observatório 2024. 15. ed. [s.l: s.n.].
https://www.gov.br/ebserh/pt-br/hospitais-universitarios/regiao-sudeste/hc-ufmg/saude/metas-internacionais-de-seguranca-do-paciente/metas-internacionais-de-seguranca-do-paciente. [Acesso em: 14 jun 2024]http://sbrafh.hospedagemdesites.ws/site/public/docs/padroes.pdf Autores: CANDIDO, Elaine da Silva MATSUMOTO, Milena Yumi Silverio SHIRAYSHI, Tânia Yuriko Kushikawa GARCIA, Washington Luis REIS, Carlos Henrique Bertoni ROMÃO, Maria de Fatima Silva.